I det här inlägget djupdyker vi kring vad masterdata är. Vi har tidigare skrivit om vad Data innebär för SQL Systems och även slagit hål på myter om Masterdatahantering, men vad är masterdata egentligen?

Masterdata är den affärskritiska data som är kärnan i affärstransaktioner och grunden för verksamheten, styrningen och uppföljningen i ett företag. Masterdatahantering är i sin tur alla aktiviteter som behövs för att hålla affärssystemet uppdaterat och fungerande. Det är viktigt att upprätthålla en logisk och teknisk struktur som är anpassad för verksamhetens behov. Det gäller att se masterdata som just kärnan. Men det kan också vara så att det är OLIKA masterdata som är viktigast i olika delar av organisationen.

Vad definierar Masterdata?

Ett av de viktigaste stegen i att förstå masterdata är att lära känna de olika termer som finns. Till en början är det lätt att identifiera masterdataobjekt som kunder, produkter, anställda och tillgångar. 

Men masterdata är mer än bara kunder, produkter, anställda och tillgångar och det kan ibland uppfattas som lite luddigt och väldigt avancerat. Ibland kan masterdata också uppfattas som politiskt eftersom det spänner över hela organisationen och olika masterdata är värt olika mycket på olika platser. Det är enkelt att förstå att masterdata skapar debatt, men också lika enkelt att förstå att det otroligt viktigt att definiera och ha struktur på sin masterdata.

I ett försök att bryta ner och förenkla masterdata förklarar vi sex olika typer av data, som vanligtvis finns i företag. Men kom ihåg att det är olika i olika organisationer och också inom organisationen.

1. Ostrukturerad data

Med ostrukturerad data menar man den data som inte aktivt hanteras i IT-system. Det betyder alltså all data som finns i e-mails, på företagets intranät, på servrar eller rent av på papper.

Det kan tex vara det där kretsschemat som man gjorde rödändringar på vid förra revisionen och som hamnade hos Janne och nu har legat på hans skrivbord sen förra sommaren.

2. Transaktionsdata

Transaktionsdata används av metadata och är ofta relaterade till systemtransaktioner som till exempel försäljning, leveranser, tidrapporter och fakturor. Det är data som samlas in och är föränderlig över tid.

3. Metadata

Metadata är enkelt förklarat data som ger information om annan data, alltså en kortfattad presentation av de data som den hänvisar till. Google är ett perfekt exempel för att visa hur metadata fungerar.

Tänk på senaste gången du sökte på Google, den sökningen började med de metadata du hade i tankarna om något du ville hitta. Du kanske har börjat med ett ord, en fras eller ett platsnamn. Den metadata du skriver på Google ställs som en fråga, som Google i sin tur svarar med sökresultat. I sökresultaten får du svar i form av en länk till en landningssida, en rubrik och en metabeskrivning.

En metabeskrivning är en kort textremsa som talar om vad landningssidan handlar om och som antagligen innehåller något av det du har sökt på.

Möjligheterna att beskriva saker verkar oändliga. Visst kan metadata-schemat vara enkelt eller komplext, men de har alla vissa saker gemensamt. Metadata kan finnas i ett formellt arkiv eller i olika andra former, såsom XML-dokument, rapportdefinitioner, kolumnbeskrivningar i en databas, loggfiler, anslutningar och konfigurationsfiler.

4. Hierarkisk databas

Den hierarkiska databasmodellen använder en trädstruktur som länkar ett antal olika element till en ”ägare” eller ”överordnad”, primär post. Det vill säga det är Data som lagrar förhållandena mellan andra data. 

Det handlar alltså om relationerna mellan data och de kan vara mycket svåra att både förstå och att hitta i organisationen.

5. Referensdata

Referensdata är en uppräkning av giltiga värden, eller ett förråd av värden för egenskaper hos andra dataobjekt. Det kan tex vara Sveriges postnummer, organisationens alla produkttyper eller användare i systemet.

Vissa av våra kunder använder IEC 61355, som är en standard för att klassificera dokument, och som tydliggöra vilken typ av dokument det är. I standarden finns en del som heter DCC och som genererar en kod för vilken typ av dokument det gäller. Tex EFS för elektriska kretsscheman eller MPB för mekaniska listor. 

DCC-koden är alltså referensdata för masterdatan.

6. Masterdata

Masterdata är företagets kärndata som beskriver affärstransaktioner och grunden för verksamheten. Det ändras vanligtvis sällan och kan innehålla referensdata som är nödvändiga för att driva verksamheten. Masterdata är inte transaktionsmässiga men de beskriver transaktioner. Masterdata täcker generellt fyra domäner och inom dessa domäner finns det ytterligare kategorier som kallas ämnesområden, underdomäner eller enhetstyper.

De allmänna Masterdata Domäner

Kunder:
I kunddomän finns det underdomän som kunder, anställda och säljare

Produkter:
Underdomäner för produktdomän är produkter, delar, butiker och tillgångar.

Platser:

Inom platsdomän finns underdomän för kontor och geografisk plats.

Övrigt

Inom den här domänen finns det sådant som kontrakt, garanti och licens.

Några av dessa underdomäner kan delas upp ytterligare.

Struktur, kvalitetssäkring och pålitlighet är det absolut viktigaste när det kommer till masterdata. Eftersom masterdata finns på olika platser runt om i organisationen och att olika data dessutom kan ha olika värde och vikt beroende på var den är någonstans gör att rätt data på rätt plats vid rätt tidpunkt är det viktigaste. 

På SQL Systems har vi gjort det vårt kall att hjälpa organisationer med just det här, så verkar det svårt och som att det här inlägget inte besvarade alla frågor. Då hoppas vi att ni kontaktar oss på nyfiken@sqlsystems.se så att vi kan hjälpas åt att få ordning på just er masterdata.