I mitt första blogginlägg om dokumentation och dokumentationshantering gjorde vi en liten tillbakablick för att förstå vad som har varit. I detta inlägget ska jag försöka förklara vad som händer om man i sin organisation utgår från att dokumenthantering inte påverkar organisationen.

Vad är ett dokument?

Enligt Svenska Akademiens Ordlista är ett dokument en skriftlig handling eller urkund, som betyder skriftlig handling som utgör källa eller bevis. I första hand tänker man kanske att ett dokument är på papper och att det innehåller viktig information. Men numer är de flesta dokumenten digitala och det kan vara allt från e-post till mycket avancerade ritningar.

På SQL Systems jobbar vi i första hand med tekniska dokument och tar då hjälp av standarden IEC 61355-1 som klassificerar och betecknar dokument för anläggningar, system och utrustningar. Den täcker alla tekniska områden och det är möjligt att vidareutveckla dokumentation och dokumentationssystem. 

När vi ansvarade för dokumentationen och dokumenthanteringen för Öresundsverket hade vi långa och segdragna diskussioner kring vad ett dokument faktiskt är. Leverantörerna var inte vana vid att dokumentationen skulle vara digital och menade att innehållet i en pärm var ett dokument, eller att all dokumentation för en viss pump var ett dokument. Det kunde alltså innehålla en salig blandning av ritningar och datablad. Men med hjälp av IEC 61355 blev det tydligt och enkelt att förklara vad ett dokument faktiskt är och vi enades om att en hel pärm inte kan vara ett dokument.

Varför dokumenthantering?

Dokumenthantering kan beskrivas som förvaltningen av handlingar genom hela deras livscykel, från det att de skapas till dess att de arkiveras. Men beroende på var i en organisation man befinner sig ser behovet av dokumenthantering olika ut. 

Om man ställer frågan “Varför behövs dokumenthantering? till en vanlig användare är det enkla svaret att man snabbt och enkelt ska hitta dokumentet som man letar efter.

För att användaren ska kunna hitta sitt dokument snabbt och enkelt krävs det någon typ av metadata kopplat till dokumenten och beroende på hur många dokument organisationen hanterar och hur stor organisationen är behövs det olika typer av metadata. I en liten organisation med bara ett fåtal dokument kanske det räcker att man taggar dokument med vilken anläggning, fastighet eller projekt det tillhör. Men om man till slut har en anläggning med flera tusen dokument behöver man tagga dokumenten med någonting mer. Då är tex IEC 61355 en bra början.

I de flesta fall vet användaren vad det är för typ av dokument hen behöver. Är det till exempel ett kretsschema är det taggat med E, för att det är elektrotekniskt, och FS, för att det är ett kretsschema. På samma sätt kan man sen märka ALLA dokument, oavsett om de gäller för byggnaden, är administrativa, datablad eller ritningar. 

En av de viktigaste sakerna att komma ihåg när man ska dra igång en fungerande dokumenthantering är att INGA system i världen kommer lösa kvaliteten på dina dokument. Rätt dokument, på rätt plats, i rätt tid måste organisationen själv lösa. Systemet kommer bara kunna hjälpa dig om det får rätt förutsättningar.

Hur påverkas organisationen?

Under många år har dokumentation och dokumenthantering varit väldigt styvmoderligt behandlade. När pengar fått styra har det varit enkelt att ta bort dokumenthanteringen i tron att den bara är en kostnad. Det har blivit en dokumentationsskuld som har byggts upp under lång tid och som först nu verkligen ger sig till känna i och med att samma personer som valde bort dokumenthantering nu vill driva igenom machine learning, IoT och Industri 4.0. 

Hur påverkas då organisationen och användarna av den här dokumentationsskulden? Jag har valt att förklara det i tre punkter som grundar sig i Structure, Quality och Liability.

När man inte hittar dokument

Ett vanligt problem i många organisationer är att det tar vansinnigt lång tid att hitta dokument. Det är alltså inte rätt sak, på rätt plats, i rätt tid. Det kan bero på att man har valt att sköta sin dokumenthantering på en vanlig filserver och i takt med att dokumentationen har ökat i omfattning har det också blivit svårare att hitta det man söker.

Att söka på en filserver i en mappstruktur som kanske inte längre hänger ihop är som att hitta en nål i en höstack. Det fruktlösa letandet kommer skapa stress bland personalen och för att öka känslan av att den enskilda individen har kontroll och slipper spendera timmar att leta nästa gång sparar man ner dokumenten lokalt. På så sätt skapas informationsöar som ingen annan i organisationen kommer åt eller ens vet om. När dokumenten i de där öarna dessutom börjar uppdateras och helt plötsligt har blivit den senaste versionen och individen som har den lokalt slutar eller går i pension då har det dokumentet och kunskapen försvunnit.

För att komma undan problemet att man inte hittar sina dokument är det bra att med hjälp av metadata för dokumenten skapa en struktur som gör att medarbetare vet hur de ska söka för att hitta rätt. Det som krävs är en databas av något slag som kan hålla den informationen. Metadatan eller taggarna blir alltså det som skapar struktur och gör dokumenten lätta att hitta. 

När man inte kan lita på dokument

I vårt arbete stöter vi ofta på kunder som har fastnat emellan dokumenthantering i pappersformat och dokumenthantering digitalt. Ofta har man digitaliserat pärmarnas innehåll genom att bygga upp samma struktur på sin filserver, i syfte att det är en struktur som man känner igen och som känns trygg. Under årens lopp har sedan nya dokument tillkommit i takt med att man tex har byggt nya anläggningar, förvärvat nya fastigheter eller utökat produktportföljen. Strukturen på filservern kommer ofrånkomligen förändras över tiden och nya medarbetare kommer komma med ny input och vilja att göra på sitt sätt. På en filserver finns inte de begränsningar som man behöver för att få en fungerande dokumenthantering för hela organisationen. Därför kommer man inte komma ifrån att det kommer skapas öar med dokumentation i organisationen, allt för att medarbetarna har hittat en bekväm lösning på problemet att inte hitta dokument tillräckligt snabbt.

Problemet när organisationen börjar hitta egna lösningar för att hitta dokument och känna att man har kontroll på “sin egen” dokumentation är att ingen kommer våga lita på den dokumentation som borde vara master. Är det verkligen det där dokumentet som ligger på servern som är det senast uppdaterade? Eller ligger det hos Lena? Hur var det nu med dokumenten som Jan skulle uppdatera? Är de upplagda på servern eller ligger de hos honom lokalt?

Plötsligt har man ofrivilligt skapat en dokumenthantering som ingen vågar lita på och det i sin tur skapar stress och otrygghet hos medarbetarna. Det är mer än en gång vi har fått höra av kunder att det är som kortspelet Finns i Sjön.

När man inte vet vem som har ansvaret för dokument

Vad händer när dokumenthanteringen har tappat struktur och kvalitetssäkring och dokumenten skvalpar runt i organisationen utan en tydlig styrning?

När det blir mer och mer oordning bland dokumenten och man inte vet vilket dokument som  gäller slutar det ofta med att man inte heller vet vem som ansvarar för dokumenten. Om dokumentet som ligger hos Jan för att han ska uppdatera det är det då han som är ansvarig för det? Vem granskar dokumentet när han har uppdaterat det? Vem ser till att dokumentet blir tillgängligt för de som behöver det?

I ett dokumenthanteringssystem, oavsett hur enkelt eller avancerat det är, kommer man få hjälp med exakt det. Någon kommer vara ansvarig för varje dokument och om det ska uppdateras kommer det synas att det är utcheckat ur systemet. Dokumenten kommer dessutom kunna ingå i ett arbetsflöde, allt för att göra medarbetarna trygga i vad som gäller och att dokumentet de ska jobba med är det rätta.

Summa summarum

Många gånger har man redan ett dokumenthanteringssystem, i andra fall finns det fullt dugliga på marknaden, men det viktiga är inte systemet. Det viktiga är att organisationen har gjort jobbet kring hur man vill kunna strukturerar och kvalitetssäkra sina dokument. Systemet ger möjligheter, organisationen väljer vad man vill fylla det med. Stoppar man in ALLA dokument för att man inte vet, eller anser sig ha tid, resurser eller pengar att ta reda på, vilka dokument som gäller och är viktiga att dokumenthantera har man gjort sig själv en riktig björntjänst och då kan inga system i världen rädda en. Skit in, skit ut helt enkelt!

Blir du nyfiken och vill prata mer om dokumenthantering och dokumentation? Du kanske har saker som du funderar kring i din egen organisation? Då ställer vi gärna upp och lyssnar på dina utmaningar! Skicka iväg ett mail till nyfiken@sqlsystems.se. Följ oss på Linkedin för att hålla dig uppdatera!