2003, efter att jag lämnat högskolan som företagsingenjör, hade jag siktet inställt på att jobba med inköp men utbudet av arbeten var inte jättestort och jag hamnade av en slump på E.ON Elnät i Nässjö. Där träffade jag helt fantastiska människor som hade varit i branschen i minst 20 år och med en enorm yrkesstolthet.
Framförallt hade jag turen att få jobba med Margareta och Birgitta som brann för ordning och reda och rätt sak på rätt plats. Där någonstans väcktes mitt intresse för dokument och dokumenthantering och när sen stormen Gudrun härjade 2005 fick jag verkligen uppleva vikten av en fungerande dokumenthantering.
I det här och kommande inlägg ska jag ge en bild av vad dokumenthantering har varit historiskt, hur det har förändrats och förvaltats över tid och hur våra erfarenheter kring ämnet är.
Vi börjar med en liten historisk tillbakablick.
Dokumenthantering förr i tiden
För att förstå hur dokumenthantering har förändrats och hanterats över tid börjar vi någon gång på 1980-talet, i modern tid och alldeles i början av den stora datoriseringen. Sven Ferdinandsson, SQL Systems grundare, började då sitt första jobb på Sydkraft med att bygga om vattenkraftstationerna i Knäred. Man skulle införa PLC-system, programmerbara styrsystem, och när han och hans kollegor kom dit bestod eldokumentationen av en enda ritning, ritad med tusch på vaxad linneduk och ungefär 1*2 m stor. Elinstallationen bestod huvudsakligen av en stor panel med marmorskivor, där man installerat den största delen av all elektrisk utrustning. När ombyggnationen var klar lämnade man efter sig 5-6 pärmar med dokumentation och tre vackert ASEA-grå skåp och ett PLC-system från SATT.
På den tiden var det inget ovanligt att företag hade en dokumentationsavdelning som jobbade med att ta hand om dokument. Det var ofta kvinnor som med tusch ritade på film och där enda sättet att ändra var genom att skrapa bort tuschen med rakblad, det var ett hantverk. De här avdelningar såg till att dokumentationen var uppdaterad och när någon i verksamheten behövde en ritning såg dokumentationsavdelningen till att ta fram det som efterfrågades. I takt med datoriseringen och även en iver att effektivisera och spara pengar valde fler och fler att avveckla sina dokumentationsavdelning.
Som företagsledning har det varit enkelt att prioritera bort dokumentationshantering troligtvis eftersom man har ansett att det jobbet görs numera digitalt och då kan den övriga organisationen enkelt lösa det.
Men då har man inte tänkt på att de där 5-6 pärmarna, som Sven och hans kollegor lämnade efter sig när de var klara med ombyggnationen i Knäred, i takt med digitaliseringen också har ökat mångdubbelt.
Hur har dokumenthantering påverkats av digitaliseringen?
Om vi återvänder till Knäred Övre kraftstation som byggdes 1912 och som i och med ombyggnationen i början på 1980-talet alltså gick från Industri 2.0 till 3.0. Vi kan anta att den uppdaterade dokumentationen fanns i ett par upplagor, en i kraftstationen och en i det centrala arkivet i Malmö. Ingen dokumentation fanns ännu digitalt, men det skulle snart komma att ta över.
Ansvaret för dokumentationen förändrade
Under de kommande decennierna ökade takten på digitaliseringen men också på centraliseringen av företag och dess tillgångar. I och med utvecklingen mot större organisationer försvann avdelningarna som ansvarade för dokumentationen, istället valde man att sprida ansvaret i organisationen med en tanke om att var och en tar hand om “sin” dokumentation.
Så, i samma takt som digitaliseringen av samhället ökade och skapade fler dokument fick dokumenthanteringen mindre och mindre utrymme i de nya större organisationerna. Dokumenthanteringen kom allt oftare att ses som enbart en kostnad som var “enkel” att förändra och ledningar har haft svårt att förstå vikten av en väl hanterad dokumenthantering.
Mängden dokument ökade
För att enkelt förklara hur digitaliseringen har påverkat mängden dokument använder vi oss återigen av Svens erfarenheter.
Få organisationer förstod för 10 år sen hur otroligt viktig den tekniska dokumenthanteringen skulle komma att bli. När man idag talar om AI, Internet of things och Industri 4.0 har man ofta glömt bort att om man inte har en värdeskapande dokumenthantering så har du en bit kvar innan du har ett fungerande AI.
I del 2 av vår resa genom dokumenthantering ska vi fördjupa oss mer i hur det ser ut idag. Och till dess får ni gärna fundera kring frågan “Vad är ett dokument?”
Har du frågor om dokumenthantering eller vill du komma i kontakt med mig, skicka iväg ett mail till Emma@sqlsystems.se. Följ oss på Linkedin för att hålla dig uppdatera!
